企業で社内報を作成する3つのメリットについて解説！

企業の広報担当者の中には、「社内報」の発行に携わる方もいるかと思います。

社内報の発行にあたり、「広報担当者になったが、社内報は作るべきだろうか？」と、社内報を発行すべきか考えている人もいるのではないでしょうか？

社内報の発行には会社に以下の3つのメリットがあると筆者は考えます。

・社員が他の部署、チームの社員について知ることができる
・経営陣の考えや企業文化を社員に伝えることができる
・社員の離職率低下につながる

実際、社内報作成を専門として対応する企業があるほど、「社内報の企画をどうすべきか」というような、社内報に関する悩みを解決したいニーズが国内企業には多くあるように感じます。

今回は、インターファクトリーのマーケティング部で広報を担当し、社内報作成の経験がある筆者が、社内報を作成する上でのメリットや、社員が読みたくなるポイントについて解説いたします。

社内報発行の3つのメリット

そもそも社内報は、すべての企業が作成しなければならないというものではありません。
企業は売上を上げるためにさまざまな施策を行いますが、社内報は売上の面から考えた際、発行したことで売上に直結するわけではないからです。

むしろ発行にあたり費用も労力もかかってしまいますが、その上でも社内報を発行した方が良い点について3つ解説します。

メリット①社員について知ることができる

社内報は、会社や社員に焦点を当てて情報を発信をすることができるので、自分の会社にはどのような人が働いているのか、どのような業務内容があるのかを知らせることができます。

特にリモートワークがメインになってきた昨今では、社員同士のコミュニケーションが希薄になりやすく、実施している社員の53％は「社内コミュニケーションが取りづらい」と感じているそうです。

参考記事：テレワーク中のコミュニケーション方法を徹底解説！課題や事例、ツールをご紹介（NTT東日本）

筆者は社内報で社員に焦点を当てた企画を行うことで、社員同士のコミュニケーションが活性化すると考えます。

また、コミュニケーションの活性化だけではなく、社員のモチベーションアップにもつながるように、社員インタビューなどの企画では、個人としてや社員として大事にしていることなど、質問する内容やインタビュー方法にも工夫をしましょう。

メリット②企業文化を伝えることができる

そもそも、企業文化や理念を社員に伝えることで、会社にどのようなメリットがあるのでしょうか？

企業理念は経営や組織の軸を作り、社会からの信頼を得るために必要なだけではなく、企業の方針を明確にすることで社員の行動指針となり、それが社員の業務効率化を図り、強い組織へとつながるため、企業理念には、「社員の自発的な行動や、企業の向上につながる」というメリットがあるといえます。

下記の記事では、企業理念の浸透に成功した事例が紹介されています。

参考記事：理念浸透に成功した4社事例に学ぶ、理念浸透を実現する4つのポイント（ONE TEAM Lab）

この記事によると、事例のほとんどが、企業理念を社内に浸透させたことで「社員が自らの仕事に誇りを持ち、自発的に行動するようになった」「経営が傾いた時期に企業理念に立ち返り危機を乗り越えた」という内容が記載されています。

経営陣が企業理念をただ設定して満足するのではなく、社員が仕事をする上での糧となるように広めることが重要です。

また、企業理念を伝えることで、社員が日々の仕事を行う中でも企業理念を意識しやすくなると考えます。
社内報に企業理念や経営陣のメッセージが伝えられるような企画を掲載しましょう。

メリット③社員の離職率低下につながる

社員の家族に社員個人の業務を理解してもらうことで、社員の離職率低下にもつながります。

なぜなら、社員の家族にとって自分の家族がどのような仕事をしているのかを知ることは、
家族の安心感や、社員個人に対する敬意につながるからです。
それにより、家族から感謝や称賛されることで社員のモチベーションが保たれ、離職率の低下につながるでしょう。

社内報はできる限り社員の家族にも見てもらいやすいツールを使用し、かつ、社員が自分の家族にも見てもらいたくなるような企画や内容にする工夫をしましょう。

社内報の発行ツールは「紙か？」「Webか？」

社内報の発行には、紙面での発行と、社内のイントラネットやアプリなどのWebでの発行など、さまざまな方法があります。
アプリについては後ほど解説しますが、ここでは、よく使われている紙面とWebでの発行のメリット・デメリットについて解説します。

「社内報の発行を考えているが、どのツールが読まれやすいのか分からず迷っている」という方は、ぜひ参考にしてください。

紙面・Webで発行するメリットとデメリット

	メリット	デメリット
紙面	・Webよりも手に取ってじっくりと読むことができる・社員の家族にも読んでもらいやすい・紙ならではの表現が可能	・コストがかかる・落としてしまった場合など、セキュリティを保証しにくい・過去分の保管が負担になる
Web版	・コストがかからない・情報の検索や、アーカイブの管理が容易	・閲覧権限のない社員の家族が好きなときに閲覧できない・最後まで読んでもらいにくい

参考記事：Web社内報と紙社内報の使い分けとは？（社内報の教科書）

このように、紙面、Webそれぞれにメリット・デメリットがあるため、発行の際は併用して発行することをおすすめします。

なぜなら、大企業になるほど組織が複雑化するため、紙面、Webのそれぞれの特性を生かした方が、社内の情報共有の効率が良くなるからです。

「社内報白書2020」によると、社内報の発行は、紙面で発行している企業は全体の51.5％ですが、従業員が3,000人以上の企業の場合、紙面のみよりも紙面とWebを併用している企業が44.4％でした。
つまり、全体では紙面のみが過半数ですが、従業員3,000人以上になると、印刷だけより紙面とWebを併用している企業の方が多いことが分かります。

参考記事：『社内報白書2020』発行！最新状況や注目のツールがまるわかり（社内報ナビ）

企業規模や方針によって、どのツールで発行を行うのか、どのように発信したいかを考慮し、作成にあたりましょう。

増えてきた「スマホで見る社内報」

先に紹介したWebを活用した社内報の中には、アプリなどスマートフォン対応のものが増えてきています。

これは、近年ペーパレス化が進んだことと、スマートフォンの通信速度が速くなったことで、より速報性・更新容易性に優れたツールを活用した方が良いと考えている企業が多いからです。

先ほどの「社内報白書2020」によると、「次年度以降は、個人のPCで社内報の閲覧が可能になるよう検討したい」と回答した企業が39.0%、それに対し、個人のスマホ・タブレットについては、半数を超える51.2%の企業が、「次年度以降、閲覧を可能にしたい」と回答したデータがあります。

アプリ対応の例として「Solanowa」があります。
「Solanowa」は、PCやスマートフォンのアプリ上で社内報を読むことができるWeb社内報サービスです。
ペーパレス化だけではなく、どの程度の人が社内報を読んでいるのか、どの記事が人気なのかといった分析機能や、読んだ内容に関して「いいね」などのリアクション機能があるなど、Webのメリットを生かした機能が多くあります。

社内報をWebで、特に「スマートフォンでも見ることができるようにしたい」とご検討されている広報担当者の方は参考にしてください。